STANDAR KOMPETENSI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

KOMPETENSI DASAR I

KEAMANAN, KESEHATAN, DAN KESELAMATAN KERJA

A.    PERBEKALAN TATA USAHA           

Tata tempat/gudang atau ruangan yang digunakan untuk melakukan  pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang usaha

B.     PERBEKALAN TATA USAHA

1.      Pengertian Perbekalan

Perbekalan kantor adalah semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam proses kegiatan kantor.

2.      Tujuan Perbekalan

a.       Meningkatkan efisiensi dan efektifitas Pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi

b.      Mengetahui barang perlatan yang rusak dan tidak bisa    diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaki,

c.       Mengetahui barang peralatan milik organisasi secara up to date melalui daftar inventaris barang

3.      Fungsi-Fungsi Perbekalan

a.       Fungsi pengadaan

a)      Ada empat factor yang perlu diperhatikan dalam  alasan:                           
    a. Pengadaan barang
    b. Fungsi fungsional
    c. Fungsi Ongkos
    d. Faktor standarisasi
    e. Faktor prestis
    f.  Fungsi Inventarisasi
    g. Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan
    h. Fungsi Pengiriman/Pemindahan
    I.  Fungsi Penyimpanan
    j.  Fungsi penyingkiran dan Penghapusan barang
    k.  Fungsi Pengendalian

C.     MESIN-MESIN KANTOR
Untuk menunjang kelancaran kegiatan kantor diperlukan peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai. Peralatan kantor adalah barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian, seperti mesin kantor,         peralatan komunikasi, dan peraltan presentasi. Contoh mesin kantor adalah computer, mesin tik, mesin foto kopi, risograf, mesin stensil dll. Sedangkan contoh peralatan komunikasi adalah seperti telepon,  ponsel. Faximile dll. Contoh peralatan presentasi adalah LCD projektor, OHP, microphone, laptop dll.

D.    MENGIDENTIFIKASI BAHAN, ALAT, DAN PERABOT  YANG AKAN DIGUNAKAN DALAM BEKERJA
1. Meja Kantor

          Menurut The Liang Gie, meja tulis yang baik hendaknya syarat-syaratnya sebagai berikut:

a.       Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.

b.      Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga tidak meyilaukan mata pegawai yang memakainya.

c.       Luas meja tidak terlampau berlebihan

Ukuran meja kerja pada umumnya dapat dibedakan sebagai berikut:

a.       Meja Karyawan
 Idealnya ukuran 120 x 80 cm. Disamping itu ada meja karyawan yang lebih besar yaitu 160 x 80 cm.

b.      Meja Pimpinan
Meja pimpinan berukuran 130x 80 cm atau plaing besar  150 x 90 cm.

2.  Kursi Kantor

Menurut Ralp Barnes yang diterjemahkan oleh The Liang GIe kursi yang baik mempunyai syarat sebagai berikut:

a.       Kursi tersebut dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakainya

b.      Kursi tersebut dibuat secara kokoh

c.        Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang

d.      Kursi itu mempunyai penyangga belakang  sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan

3.  Rak Surat

Untuk memudahkan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan surat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang digunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempat penyimpanan surat berbentuk kotak (box file) dan lemari arsip (filling cabinet).

4.    Mesin Penghancur Kertas
Dewasa ini mesin penghancur kertas telah menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat bersih dan sangat efisisen untuk pemusnahan dokumen-dokumen yang tidak terpakai

KOMPETENSI DASAR II

MENGOPERASIKAN PERALATAN

A.    ALAT KOMUNIKASI
 1. Aiphone
    Yaitu suatu alat komunikasi yang dapat  menghubungkan ruang satu dengan ruang lainnya.
      Cara mengoperasikan:
    1. Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting
    2. Angkat gagang  telepon
    3. Tekan tombol rungan yang  dituju
    4. Gunakan bahasa yang sopan
    5. Suara harus jelas
    6. Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih
    7. Letakkan kembali gagang telepon

2. Telepon
    Cara menangani telepon masuk:
    1. Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3
    2. Angkat gagang telepon dengna tangan kiri
    3. Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan
    4. Berusaha mendengarkan dengan baik
    5. Catat semua hal penting
    6. Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.
    7. Letakkan handset pada tempatnya

3. Telepon Genggam (Ponsel)

Cara pemgopersian ponsel dapat anda lihat pada user manual yang disertakan bersama dengan ponesl yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yang  dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis  dan merk berbeda

5.    Faximile

Yaitu alat untuk mengirim data dokumen yang  sama dengan aslinya baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat

Cara pengoperasian:
Fotokopy:
1. Masukkan data yang hendak dikopy dengan posisi terbalik
2. Pilih resolusi yang diinginkan
3. Tekan tombol start
 Mengirim
1. Masukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik
2. Tekan tombol monitor
3. Tekan tombol nomor yang dituju
4. Setelah mendengar sinyal lawan. Tekan start
 Menerima
1. manual: setelah mendengar sinyal faks. Tekan start
2. Automatic: etel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax
 

B.     MESIN PENGGANDA
Mesin ini berfungsi untuk menggandakan dokumen.

a.       Mesin stensil
Langkah-langkah pengoperasian:
(1) Master yang sudah disediakan dimasukkan kedalam roll
(2) Tinta diberi air kemusisan dimasukkan kedalam tempat tinta pada mesin stensil
(3)  Masukkan kertas pada tempat kertas
(4)  Putar handle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil
(5) Tentukan jumlah yang dikehendaki
(6) Jika menggandakan naskah menggunakan  mesin manual, cara pemutaran menggunakan engkol, sedangakan jika menggunakan mesin semi elektrik tekan tombol on-low

b.      Foto kopi
Langkah-langkah pengoperasian
(1) Masukkan tinta ke developer unit
(2)Tekan tombol on/off dengan posisi on
(3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya
(4)Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki
(5)Hitung jumlah kertas yang dikopi

c.  Risograf
Cara Pengoperasian
   (1) Cek tinta yang terapat pada mesin riso
   (2) Sambungkan msian dengan catu daya listrik
   (3) Masukkan naskah ke master
   (4) Posisikan lampu petunjuk pada posisi M
   (5) Tekan tombol pencetak master
   (6) Atur posisi naskah
   (7)Tekan tombol angka untuk kebutuhan pencatakan
   (8) Rapikan hasil cetakan
   (9) Matikan mesin
   (10) Bersihkan debu-debu
   (11)Tutup kembali mesin riso dengan alat pengamannya

C.     MESIN PENCATAT DATA

a.       Tape Recorder

Yaitu suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau  dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam  sebagai media penyimpananya.

b.      Dictaphone
 Yaitu alat pendikte yang digunkan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat  yang akan dibuat oleh stafnya.

c.       Transciber
Yaitu suatu alat yang dapat menterjemahkan bahasa. Apabila  alat ini digunakan maka pihak penerima informasi langsung  dapat mendengar lawanya sesuai bahasa yang diinginkan.

D.    ALAT BANTU PRESENTASI

a.       OHP
Cara Pengoperasian
(1) Siapkan ringkasan materi yang akan  dipresentasikan
(2) Periksa catu daya listrik
(3) Atur Fokus
(4) Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP
(5) Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of
(6) Gunakan seperlunya
(7) Jika sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol on_of, lepaskan dari              catu daya listrik

b.      LCD Proyektor
(1) Letakkan LCD pada tempatnya
(2) Buka tutup lensa
(3) Atur focus LCD
(4)Tekan tombol power pada remote control
(5) Nyalakan computer
(6)JIka sudah selesai matikan

c.       Microphone
Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama        dengan pengerras atau alat perekam.

d.      mesin Ketik
Mesin ketik ditinjau dari cara kerjanya terdiri dari macam yaitu:
a. Mesin ketik manual
b. Mesin ketik Elektrik
c. Mesin Ketik Elektronik

KOMPETENSI DASAR III

MEMELIHARA PERALATAN

KEAMANAN, KESEHATAN, DAN KESELAMATAN KERJA

1.      Pengertian Keamanan, Kesehatan, dan Keselamatan Kerja

Keamanan kerja adalah unsur-unsur penunjang yang mendukung terciptanya suasana kerja aman, baik meteril maupun nonmaterial. Kesehatan kerja adalah bagaian dari ilmu kesehatan sebagai unsur           yang menunjang jiswa dan lingkungan kerja sehat. Kesehatan kerja           meliputi kesehatan jasmani dan rohani. Pengertian keselamatan kerja tidak dapat didefinisikan secara etimologis sebagaimana ilmu-ilmu yang lain. Keselamatan kerja hanya dapat disekripsikan sebagai keadaan dimana sesorang merasa aman dan sehat dalam tugasnya.

2.      Tujuan Kemanan, kesehatan dan keselamatan kerja

Tujuan Kemanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah demi terciptanaya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan setelah bekerja. Berikut ini keuntungan K3 bagai perusahaan:

a.       Meningkatakan kinerja dan omset penjualan

b.      Mencegah terjadinya kerugian (total loss control minimum)

c.       Memelihara sarana dan prasarana perusahaan

Keuntungan K3 bagi karyawan

a.       Meningkatakan kesejahteraan rohani dan jasmani karyawan

b.      Meningkatkan penghasilan karyawan dan penduduk sekitarnya

c.       Untuk kinerja yang berkesinambungan

3.      Langkah-langkah Perawatan Umum Mesin/Alat

a.       Perawatan Mesin Ketik

1.      Menjaga Kebersihan Mesin Ketik

2.      Pemberian Minyak Mesin Ketik

3.      Mengangkat atau Memindahkan Mesinketik

4.      Pemeliharaan pita

b.      Pemeliharaan Telepon Genggam

1.      Pastikan perangkat dalam keadaan kering

2.      Jangan gunakan atau jangan simpan perangkat ditempat yang berdebu dan kotor

3.      Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas

4.      Jangan simpan perangkat ini di tempat dingin

5.      Jangan coba membuka perangkat selain yang diperintahkna dalam buku petunjuk

6.      Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang

7.      Jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat

8.      Jangan cat perangkat

9.      Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan

10.  Gunakan pengisi daya didalam ruangan

11.  Sebelum perangkat dikirim kepusat layanan, buat salinan data cadangan yang akan anda  simpan.

c.       Perawatan dan Pemeliharaan Mesian Stensil

1.      Bersihkan casing

2.      Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usai, semua peralatan dibersihkan

3.      Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula

4.      Langkah terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain, tidak                   dibenarkan ditutup dengna bahan plastic

d.      Perawatan Mesin Fotokopy

1.      Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dan sehat

2.      Kalau kaca kotor bersihkan memakai alcohol

3.      Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersbeut telah habis,

4.      Jika tidak memungkinkan lakukanlah tambahan bahan:

a.       Bersihkan transfer bawah

b.      Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kesuali apasbila ada perpindahan tempat, asalkan tidak meleati batas waktu 2 kali 24 jam

e.       Pemeliharaan Mesin Faksimile

1.      Membersihkan Print head

2.      Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan

3.      Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit (lecer)ke sebelah kanan penutup atas (top cover)

4.      Angkat printcartridge-nya

5.      Bersihkan printhead mesin anda dengan menggunakan kain halus atau kasa yang diberi cairan alkoholisoprofil

6.      Tunggu sampai alhokol diprint head benar-benir keirng

7.      Pasang kembali print cartridge

8.       Tutup penutup atas, dan tekan kedua sisi top cover        sampai berbunyi “klik”

f.       Membersihkan Scanner

1.      Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk  keamanan

2.      Bukalah penutup atas dengan menekan ujung kanan mesin anda

3.      Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunkaan kain halus yang diberi alcohol,

4.      Hati-hati jangan melipat white film atau menjatuhkan apapun kedalam mesin faks

5.      Tutup kembali top cover

Memasang Tinta

1.      Bukalah penutup atas dengan ujung kanan mesin anda

2.      Lepaskalah penutup atas dengan ujung kana mesin anda

3.      Lepaskanlah print catridge yang berisi tinta dengan  membalik gear biru berada disudut kanan atas

4.      Tutup kembali top cover